하루 30분 업무 자동화 워크북

이 워크북은 읽는 책이 아니라 쓰는 책이라, 빈칸이 곧 본문입니다. 먼저 채우고, 정리는 나중에 하셔도 됩니다.

진행은 다섯 장의 워크시트로 이어집니다. 워크시트 1에서 한 주 동안 반복하는 업무를 적습니다. 2에서 자동화가 될 만한지 표시하고, 3에서 점수를 매겨 후보를 좁힙니다. 4에서 "첫 1개"를 고른 뒤, 5에서 그 일 안에 사람이 직접 쥐고 있어야 할 부분을 표시합니다.

지키실 것은 하나뿐입니다. 완벽하게 쓰려 하지 말고, 일단 칸을 채우세요. 떠오르는 대로 적고, 애매하면 물음표를 붙여 두고 넘어가세요. 시간 가늠은 모두 "추정"이면 충분합니다. 정확한 측정은 지금 단계의 목표가 아닙니다.

30분 타이머를 맞추고 시작하시길 권합니다. 다 채우지 못해도 괜찮습니다. 한 줄이라도 종이 위에 내 업무가 올라오면, 그것이 이 워크북의 출발입니다.

자동화할 일을 고르려면, 먼저 내가 무슨 일을 반복하는지 눈에 보여야 합니다. 머릿속에 있을 때는 다 비슷해 보이지만, 적어 놓고 보면 의외로 매주 똑같이 반복되는 일이 드러납니다.

지난 한 주를 떠올려 보세요. 보고서 작성, 엑셀 정리, 회의록 정리, 메일 회신, 자료 취합, 양식 맞추기처럼 되풀이되는 업무를 아래 표에 적습니다. 한 번뿐인 특별한 일 말고, "매주 또 하네" 싶은 일을 적는 것이 핵심입니다.

"주당 횟수"는 그 일을 일주일에 몇 번 하는지 대략 적으면 됩니다. 정확하지 않아도 됩니다. 10줄을 다 채우지 못해도 괜찮고, 더 많으면 여백에 이어 쓰세요.

이제 적어 둔 업무 하나하나가 자동화에 잘 맞는 일인지 살펴봅니다. 판단 기준은 세 가지 축입니다.

• 반복: 같은 절차를 자주 되풀이하는가. 자주 할수록 자동화 효과가 큽니다.
• 규칙: 처리 방식이 정해져 있는가. "이런 자료는 이렇게 정리한다"가 분명할수록 맡기기 쉽습니다.
• 판단: 사람의 해석·결정이 많이 들어가는가. 판단이 많을수록 자동화보다 사람의 몫이 큽니다.

각 칸에 ◯(높음) △(중간) ✕(낮음)로 표시하세요. 반복◯·규칙◯·판단✕ 조합이 자동화에 가장 잘 맞는 후보입니다. 반대로 판단◯인 일은 지금 단계에서 후보로 삼지 않는 편이 안전합니다. 워크시트 1에 적은 번호를 그대로 옮겨 적으면 됩니다.

후보가 여럿이면, 무엇부터 손댈지 점수로 좁힙니다. 두 가지만 봅니다.

• 빈도: 얼마나 자주 하는가 (1~5점, 자주 할수록 높게)
• 귀찮음: 할 때마다 얼마나 번거롭고 손이 많이 가는가 (1~5점, 번거로울수록 높게)

두 점수를 곱한 값이 "우선순위 점수"입니다. 자주 하면서 귀찮은 일일수록 점수가 높고, 그만큼 자동화했을 때 체감이 큽니다. 워크시트 2에서 판단✕에 가까웠던 후보 위주로 적어 보세요. 점수 칸을 다 채운 뒤, 가장 높은 상위 3개에 동그라미를 치세요.

상위 3개 후보:

상위 3개가 모두 좋은 후보지만, 한꺼번에 시작하면 끝까지 가기 어렵습니다. 딱 하나만 고릅니다.

기준은 점수가 아니라 안전함과 단순함입니다. 회사 원본 파일을 바꾸지 않아도 되고, 금액·개인정보·외부 발송이 끼어 있지 않고, 절차가 단순해서 결과를 한눈에 확인할 수 있는 일이 좋은 "첫 1개"입니다. 처음에는 작게 성공하는 것이 핵심입니다.

아래 세 질문에 답하면서 후보 중 하나를 확정하세요.

• 회사 원본을 직접 바꾸지 않고, 복사본·샘플로 해볼 수 있는 일은? ____________________
• 금액·개인정보·외부 발송이 끼어 있지 않은 일은? ____________________
• 결과가 맞았는지 내가 바로 눈으로 확인할 수 있는 일은? ____________________

위 답을 모두 만족하는 나의 첫 1개:

자동화는 일을 통째로 넘기는 것이 아닙니다. 반복되는 준비 작업은 맡기되, 판단과 책임이 걸린 부분은 끝까지 사람이 쥐고 있어야 합니다. AI가 만든 것은 어디까지나 초안이고, 마지막 확인은 사람의 몫입니다. 이 경계를 미리 정해 두면, 자동화를 시작해도 사고가 나지 않습니다.

앞에서 고른 "첫 1개" 안에서, 사람이 직접 확인하고 결정해야 할 지점을 표시하세요. 해당하는 항목에 체크합니다.

• 외부로 나가는 발송(메일·메신저·제출)은 내가 직접 확인하고 보낸다
• 금액·숫자 확정은 내가 다시 검산한다
• 개인정보·인사 정보가 포함되면 내가 먼저 점검한다
• 회사 원본 파일은 건드리지 않고 복사본으로만 작업한다
• 결재·승인·삭제처럼 되돌리기 어려운 작업은 내가 멈춰서 판단한다

그 밖에 이 업무에서 "이건 꼭 내가 봐야 한다" 싶은 부분:

이 칸을 채웠다면, 이제 자동화해도 안전한 범위와 사람이 쥘 범위가 한 장에 정리된 셈입니다.

여기까지 채우셨다면, 막연했던 "내 일"이 자동화해 볼 업무 1개로 좁혀졌습니다. 무엇을 먼저 할지가 정해졌으니, 다음은 그 1개를 실제로 자동화해 보는 단계입니다.

고른 업무를 어떤 입력으로 시작하고, 어떤 규칙을 AI에게 알려 주고, 어디서 사람이 멈춰 확인할지를 설계하고 만들어 보려면 아래에서 이어갈 수 있습니다.

• 본서 『클로드 코드 업무 자동화』 — 보고서·엑셀·회의록 같은 회사 문서를 내 파일로 자동화하는 실전 절차와 업무 키트를 단계별로 다룹니다.
• AI Kit 프롬프트·워크시트 — 고른 업무에 바로 얹어 쓸 수 있는 프롬프트와 설계 워크시트 도구입니다.

이 워크북에서 정한 "첫 1개"를 손에 들고 시작하시면 됩니다.