내 업무 중 AI가 할 수 있는 일 자가진단

야근이 잦은 분들에게는 공통점이 하나 있습니다. 일을 못해서가 아니라, 너무 많은 일을 혼자 다 끌어안고 있다는 점입니다. 자료를 모으고, 숫자를 맞추고, 양식을 다듬고, 빠진 칸을 표시하는 일까지 전부 한 사람의 손과 시간을 거칩니다. 그래서 해결책은 늘 "조금 더 빨리, 조금 더 늦게까지"가 되곤 합니다.

하지만 시간을 더 갈아 넣는 방식에는 끝이 없습니다. 하루는 여전히 24시간이고, 일은 계속 들어옵니다. 정작 필요한 것은 더 열심히 하기가 아니라 일을 다르게 나누는 일입니다. 같은 업무라도 어떤 부분은 반복적이고 규칙이 분명해서 굳이 사람이 매번 직접 하지 않아도 됩니다. 또 어떤 부분은 판단과 책임이 걸려 있어 반드시 사람이 쥐고 있어야 합니다.

이 둘을 섞어 두면 전체가 사람의 일처럼 느껴집니다. 떼어 놓고 보면 의외로 많은 부분이 맡겨도 되는 일입니다. 이 책은 그 경계를 그어 보는 책입니다. 무엇을 어떻게 자동화할지는 잠시 미뤄 두셔도 됩니다. 먼저 내 일을 펼쳐 놓고, 맡길 수 있는 자리와 쥐고 있어야 할 자리를 가려내는 것부터 시작합니다.

어떤 업무가 AI에게 맡기기 좋은지를 판단할 때, 세 가지 질문만 던져 보면 됩니다. 거창한 분석은 필요 없습니다. 떠오르는 업무 하나를 골라 다음 세 축에 비춰 보십시오.

첫 번째 축 — 반복되는가. 이 일을 일주일에 한 번 이상, 또는 매달 같은 모양으로 다시 하게 되나요? 한 번 하고 끝나는 일보다, 비슷한 형태로 되풀이되는 일일수록 맡길 가치가 큽니다.

두 번째 축 — 규칙이 있는가. 이 일을 처리하는 방식이 말로 설명되나요? "이 칸에는 이걸 넣고, 이 조건이면 이렇게 표시한다"처럼 절차가 분명할수록 좋습니다. 매번 감으로 다르게 처리하는 일은 규칙이 약한 쪽입니다.

세 번째 축 — 사람 판단이 꼭 필요한가. 이 일의 결과로 누군가에게 메일이 나가거나, 돈이 확정되거나, 자료가 지워지나요? 결과에 책임이 따르는 일일수록 사람이 마지막을 쥐고 있어야 합니다. 이 축은 앞의 두 축과 방향이 반대입니다. 판단이 꼭 필요할수록 통째로 맡기기는 어려워집니다.

세 축을 모두 본 뒤에는 대개 감이 옵니다. 반복되고, 규칙이 있고, 판단 개입은 마지막 확인 정도면 되는 일. 그런 일이 가장 좋은 후보입니다. 다음 장에서는 이 가운데 앞의 두 축만 떼어 내 한눈에 펼쳐 보겠습니다.

앞 장의 세 축 중 반복성과 규칙성 두 가지를 가로세로로 놓으면, 내 업무를 네 칸 위에 올려놓을 수 있습니다. 종이에 십자를 하나 긋고, 떠오르는 업무들을 하나씩 점으로 찍어 보십시오. 가로축은 규칙이 분명한 정도, 세로축은 반복되는 정도입니다.

맡김 후보 (자주 반복 × 규칙 분명). 가장 먼저 살펴볼 자리입니다. 매주 같은 양식의 보고 초안을 만들거나, 정해진 형식으로 자료를 정리하는 일이 여기에 들어갑니다. 사람은 마지막 확인만 맡고, 준비 과정을 덜어 낼 여지가 큽니다.

보조 후보 (자주 반복 × 규칙 약함). 자주 하지만 매번 판단이 조금씩 다른 일입니다. 통째로 맡기기보다, 초안이나 후보 목록을 받아 사람이 고르는 식의 '보조'가 어울립니다. 사람의 손이 더 많이 남는 자리입니다.

사람 영역 (드물게 함 × 규칙 분명). 절차는 분명하지만 자주 일어나지 않는 일입니다. 굳이 준비에 공을 들여 맡길 만큼 자주 오지 않으니, 그때그때 사람이 처리하는 편이 낫습니다.

버릴 일 (드물게 함 × 규칙 약함). 자주 있지도 않고 규칙도 흐릿한 일입니다. 자동화 후보로는 가장 멀지만, 동시에 이 일이 정말 필요한가를 되물어 볼 자리이기도 합니다.

이 사분면의 목적은 정답을 맞히는 데 있지 않습니다. 내 일을 한 장에 펼쳐 놓고, 어느 칸이 가장 붐비는지를 보는 데 있습니다. 맡김 후보 칸에 점이 여러 개 찍힌다면, 손댈 만한 자리가 충분합니다.

내 일이 추상적으로 느껴진다면, 같은 직무의 사람들이 흔히 갖고 있는 "맡길 수 있는 일의 종류"를 훑어보는 것이 도움이 됩니다. 아래는 방법이 아니라 종류의 목록입니다. 어떻게 하는지가 아니라, 어떤 성격의 일이 후보가 되는지를 보는 용도입니다. 내 업무 중 비슷한 결을 가진 것이 있는지 표시하며 읽어 보십시오.

표를 보면 한 가지 공통점이 눈에 들어옵니다. 모두 초안·정리·점검·분류의 성격을 갖는다는 점입니다. 사람이 마지막에 읽고 고치고 책임지는 것을 전제로, 그 앞단의 준비 과정을 덜어 내는 일들입니다.

반대로 이 목록 어디에도 "최종 발송", "금액 확정", "결재", "삭제"는 없습니다. 그런 일은 종류가 비슷해 보여도 후보가 아닙니다. 다음 장에서 그 경계를 분명히 하겠습니다.

내 직무가 위 네 가지에 정확히 들어맞지 않더라도 괜찮습니다. 초안을 잡는 일, 흩어진 것을 모으는 일, 정해진 형식으로 점검하는 일이라는 결을 기준으로 내 일을 다시 훑어보면, 비슷한 후보가 보입니다.

맡길 수 있는 일을 가려내는 것만큼 중요한 것이, 절대 통째로 맡겨선 안 되는 일을 분명히 정해 두는 일입니다. 이 선을 먼저 그어 두어야 마음 놓고 나머지를 맡길 수 있습니다.

다음 다섯 가지는 자동화의 금지선으로 두시길 권합니다.

• 외부로 나가는 발송 — 메일, 메시지, 공문처럼 회사 밖으로 나가는 것은 사람이 마지막에 읽고 보냅니다.
• 결재와 승인 — 누군가의 이름으로 책임이 확정되는 일은 사람의 판단을 거칩니다.
• 금액의 확정 — 견적·정산·지급처럼 돈이 정해지는 자리는 사람이 직접 검산하고 확정합니다.
• 개인정보의 처리 — 사람의 이름·연락처·민감 정보가 걸린 일은 더 좁고 신중하게 다룹니다.
• 돌이킬 수 없는 실행 — 파일 삭제, 데이터 덮어쓰기처럼 되돌리기 어려운 일은 사람이 멈춰 확인합니다.

이 일들의 공통점은 결과에 책임이 따르고, 잘못되면 되돌리기 어렵다는 것입니다. AI는 이 앞단까지의 준비를 도울 수 있습니다. 초안을 만들고, 검토할 항목을 뽑고, 빠진 것을 표시합니다. 그러나 마지막 버튼은 언제나 사람의 몫입니다.

이것은 AI를 못 믿어서가 아니라, 일하는 방식의 원칙입니다. 신입 동료에게 자료 정리를 맡기더라도, 대표 명의의 메일을 본인 확인 없이 보내게 하지는 않습니다. AI를 다루는 방식도 같습니다. 준비는 넓게 맡기고, 확정은 사람이 쥡니다. 이 원칙이 분명할수록 더 많은 일을 안심하고 맡길 수 있습니다.

이제 내 업무 전체가 자동화에 얼마나 열려 있는지를 가늠해 보겠습니다. 아래 열 문항을 읽고, 그렇다고 생각하시면 1점씩 매겨 주십시오. 떠오르는 대표 업무 한두 개를 머릿속에 두고 답하시면 됩니다.

합산한 점수를 아래 구간에서 찾아보십시오.

0~3점 — 아직 경계가 흐릿한 단계입니다. 자동화 후보가 없어서가 아니라, 내 일을 반복성·규칙성으로 나눠 본 적이 없기 때문일 수 있습니다. 2장의 사분면에 업무를 다시 한번 올려 보면 가려져 있던 후보가 드러납니다.

4~7점 — 맡길 만한 자리가 보이는 단계입니다. 반복되고 규칙이 분명한 일이 분명히 있습니다. 3장 카탈로그에서 내 직무와 비슷한 항목을 골라, 가장 자주 하는 한 가지부터 후보로 표시해 보십시오.

8~10점 — 후보가 충분히 쌓인 단계입니다. 내 일 안에 맡길 수 있는 부분과 쥐고 있어야 할 부분의 경계가 이미 또렷합니다. 이제 남은 것은 그 후보를 실제로 어떻게 맡기느냐의 문제이며, 다음 장이 그 방향을 안내합니다.

점수가 높고 낮음은 좋고 나쁨의 문제가 아닙니다. 이 표의 목적은 내 일의 어디에 여지가 있는가를 한눈에 보여 드리는 것뿐입니다.

여기까지 오셨다면, 내 업무 가운데 맡길 수 있는 후보 몇 개가 손에 잡힙니다. 막연하던 "AI가 내 일에 될까"라는 질문이, "이 일과 저 일은 후보가 되겠다"는 구체적인 목록으로 바뀌었다면 이 책은 제 몫을 다했습니다.

이제 그 후보를 실제로 맡겨 보고 싶으시다면, 두 갈래 길이 있습니다.

실행 방법을 배우고 싶으시다면. 가려낸 후보를 어떤 절차로 맡기고, 어디에 사람 확인 게이트를 두는지까지 단계별로 다룬 본서가 있습니다. 회사 문서·보고서·정산 업무를 실제 파일로 자동화하는 흐름을 담았습니다.

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어느 길을 고르시든, 출발점은 같습니다. 더 열심히가 아니라 다르게. 맡길 일과 쥘 일을 가려내는 것에서 모든 자동화가 시작됩니다.